Hur man lagrar företagsdokument medan du arbetar på distans
Kontorsinsipration

Hur man lagrar företagsdokument medan du arbetar på distans

Vi vet alla hur viktigt våra arkivsystem är. Medan arkiveringssystemet på jobbet inte beror endast på dig, gör det säkert det på ditt hemmakontor. Så här bör du lagra företagsdokument medan du arbetar på distans för att undvika risken för sömnlöshet (orsakad av stress efter att ha förlorat några viktiga dokument). Följ dessa enkla tips.

Hemarkivsystem

Lär dig av de bästa (ja, vi ska prata om ditt företag nu!). Tänk på ditt arkivsystem (förhoppningsvis finns det ett!) Och försök kopiera det. Börja med att överväga de tillgängliga möblerna – finns det något du kan använda som ett arkivskåp?

Om du inte har något som kan tjäna den här funktionen kan det vara bra att köpa ett. När allt kommer omkring kommer hemmakontoret inte att upphöra att existera framöver och även när det gör det kommer du fortfarande att kunna använda skåpet för dina privata dokument och hålla dem i ordning.

Om du saknar plats för ytterligare en möbel hemma, finns det fortfarande några idéer för hemarkivsystem du kan använda. Metallådor ser ganska eleganta ut och de håller dina dokument lika säkra som ett skåp. Visst måste du köpa extra upphängningsfiler, annars kommer det att bli en röra och brist på ordning inuti.

Pappersvaruhus erbjuder också förvaringslådor och du kanske tycker att de är lika praktiska som förvaringslådor. De är stapelbara (läs “platsbesparande”), och det finns till och med några lådor med inbyggda avdelare.

Tips för arkivering på hemmakontoret

När du väl har bestämt dig för ditt hemarkivsystem är det nödvändigt att tänka på hur du organiserar ditt hemarkivsystem. Är du förvånad? Tyvärr kära, det räcker inte att lägga in dokumenten i arkivskåpet och vänta tills de organiserar sig. Du måste organisera dina dokument enligt någon nyckel och dela upp dokumenten i kategorier. Detta beror på vilken typ av arbete du gör men de kan se ut så här:

  1. ATT GÖRA – lägg alla dokument som behöver arbeta vidare där. På grund av denna enkla vana kommer du aldrig att missa en deadline igen. Använd post-it lappar eller överstrykningspennor (om du kan skriva på dokumenten!) För att markera tidsfristen eller ge dem siffror som anger deras betydelse, t.ex. från 1 till 5, där 1 betyder det minst viktiga och 5 det viktigaste.
  2. ARKIV – detta är en plats för dokument som bara behöver lagras och inga ytterligare åtgärder krävs. Det är mycket viktigt att dela upp det här avsnittet i dokumenttyper: fakturor, beställningar, hälsofrågor etc. Varje dokument ska ha en kommentar, vilket gör det lättare att förstå vid första anblicken vad det handlar om, t.ex. köp av pappersvaror. Placera dem i ordning, börja med de äldsta och gå vidare till de nyaste.
  3. DOKUMENTFÖRSTÖRARE – det här är rätt plats för dokument som du inte bara kan återvinna eftersom de måste strimlas på grund av sin känsliga data, till exempel personuppgifter, bankkonton eller all information som kan användas för bedrägliga ändamål.

Viktigt för hemarkivsystem

Du kanske vet nästan allt om hur du lagrar företagsdokument medan du arbetar på distans. Men för att göra ditt arbete ännu enklare bör du använda speciella lagringsmappar. Det finns ett brett utbud av brevpapper som kan användas för detta ändamål.

Ett gem eller en plastmapp – de är väldigt användbara om du inte kan använda en hålslagare till dokumenten. En pärm är perfekt för lagring av långa kontrakt, eftersom den kan innehålla upp till 50 pappersark. En plastmapp skyddar dina dokument om dina barn (eller du) skulle spilla något på dem. Arkivpärmar är lämpliga för större skåp eftersom de är mer skrymmande.

Det viktigaste rådet från alla dessa tips och lösningar är att vara systematisk. Är det inte lättare att arkivera dokument i slutet av varje arbetsdag snarare än att spendera din fritid på helgen på att göra det?

När du väl har organiserat ett hemarkivsystem och lärt dig hur man lagrar företagsdokument medan du arbetar på distans, kan du enkelt använda dessa tips för att lagra viktiga personliga dokument och bli en nöjd och välorganiserad person.